الزوار بدون موعد: قرار سريع دون التنازل عن الضبط
الزائر الذي يصل فجأة هو أكثر حالة يتجاوز فيها الاستقبال الإجراءات بحجة الاستعجال. النظام يجعل المسار الصحيح هو الأسرع أيضًا.
السيناريو الكامل للزائر بدون موعد
الوصول
يصل الزائر إلى الاستقبال أو Kiosk.
تسجيل البيانات
الهوية والجوال وسبب الزيارة، مع فحص قوائم المنع.
تحديد الموظف
بالبحث عن الاسم أو الإدارة.
إرسال إشعار
للموظف بوجود زائر ينتظره.
طلب الموافقة
يقبل الموظف أو يرفض من جواله.
الاعتماد
يكتمل المسار إن كانت هناك مستويات إضافية.
طباعة التصريح
بصلاحية زمنية ومنطقة محددة.
الدخول
ويظهر الزائر في قائمة الموجودين.
عندما لا يرد المستضيف
أكثر ما يعطل الزائر بدون موعد هو موظف في اجتماع لا يرى الإشعار.
تحويل للبديل
بعد دقائق محددة يُحوَّل الطلب لمدير الإدارة أو زميل محدد.
اتصال من الاستقبال
يظهر رقم الموظف وبديله للاستقبال بضغطة.
حالة الانتظار
يبقى الزائر في قائمة "بانتظار الموافقة" بوقت وصوله، ولا يُنسى.
الرفض المهذب
رسالة جاهزة للاستقبال، ويُحفظ سبب الرفض.
من زائر عابر إلى زائر مسجل
بعد أول زيارة يصبح للزائر ملف. في المرة القادمة يجده الاستقبال بالجوال أو الهوية، ويمكن للمستضيف تحويل الزيارات المتكررة إلى دعوات مسبقة.
ويُظهر تقرير الزيارات نسبة الزوار بدون موعد لكل إدارة، فتعرف الإدارات التي تحتاج إلى تفعيل الدعوات المسبقة لدى موظفيها.
أسئلة شائعة عن الزوار بدون موعد
نعم. يُعطل الاستقبال بدون موعد في المواقع الحساسة، ويقتصر الدخول فيها على الزيارات المعتمدة مسبقًا.
يمكن منح هذه الصلاحية لأنواع زيارات محددة مثل المراجعين في الجهات الحكومية، ويُسجل ذلك في السجل.
لا، يبقى الزائر في حالة انتظار حتى تكتمل الموافقة، ثم تُطبع البطاقة.
نعم، يختار الزائر المستضيف ويُرسل الطلب، ويُطلب منه الانتظار حتى تصل الموافقة على الشاشة.
كم زائرًا بدون موعد يصل إلى منشأتك يوميًا؟
نصمم معك الإجراء المناسب لكل موقع حسب حساسيته.