نظام تسجيل الزوار: كل زيارة تبدأ ببيانات صحيحة
جودة كل ما يأتي بعد التسجيل، من الموافقة إلى قائمة الإخلاء، تعتمد على دقة بيانات الزيارة. لذلك يجمع النظام البيانات من مصدرها، ويطلب ما يناسب نوع الزيارة فقط، ويربط الزائر بملفه السابق بدل تكراره.
من يستطيع إنشاء الزيارة؟
توزيع الإنشاء على أصحاب العلاقة يخفف الضغط عن الاستقبال، ويضمن أن من يعرف الزائر هو من يسجله.
| القناة | متى تُستخدم | ما يحدث بعدها |
|---|---|---|
| الموظف | يدعو ضيفًا لاجتماع أو مقابلة | تذهب الزيارة لمسار الموافقة المحدد لنوعها |
| الاستقبال | زائر وصل دون موعد أو اتصل مسبقًا | يُرسل طلب للمستضيف قبل السماح بالدخول |
| الأمن | حالات البوابة الخارجية والسائقين | تُسجل مع المركبة وتربط بالإدارة المستفيدة |
| الإدارة | زيارات الوفود والجهات الرسمية | يمكن تخطي مستويات اعتماد حسب الصلاحية |
| مسؤول النظام | تصحيح أو إنشاء استثنائي | يُسجل في سجل التدقيق مع السبب |
| الزائر نفسه | طلب زيارة من رابط عام للمنشأة | يبقى الطلب معلقًا حتى يقبله موظف |
| المورد | حجز موعد تسليم مرتبط بأمر شراء | تعتمده الإدارة المستفيدة ثم الأمن |
| المقاول | طلب تصريح لعماله في مشروع قائم | يمر على السلامة ومسؤول المشروع |
| API | أنظمة أخرى مثل ERP أو بوابة المواعيد | تُنشأ الزيارة آليًا بنفس قواعد التحقق |
الحقول تتغير حسب نوع الزيارة
نموذج واحد طويل لكل الزوار يدفع الموظفين إلى تجاوز الحقول أو تعبئتها بأي قيمة. في النظام تُعرّف أنواع الزيارة، ولكل نوع حقوله الإلزامية والاختيارية ومستنداته المطلوبة.
زيارة الاجتماع تكتفي بالاسم والجوال والجهة، بينما يطلب تصريح المقاول الهوية والتأمين وشهادة السلامة، وتطلب زيارة المورد أمر الشراء وبيانات السائق والمركبة.
البيانات المتاحة للتسجيل
- الاسم والهوية أو الإقامة أو الجواز
- الجوال والبريد الإلكتروني
- الشركة والمسمى الوظيفي
- نوع الزيارة وسببها
- الموظف المستضيف والإدارة
- الموقع والمبنى والبوابة
- التاريخ ووقتا الدخول والخروج
- المركبة والمرافقون والمعدات
مثال لإعداد أنواع الزيارات
تُضبط هذه الإعدادات من لوحة الإدارة دون برمجة، ويمكن إضافة أنواع خاصة بمنشأتك.
| نوع الزيارة | حقول إلزامية | مستندات | المركبة |
|---|---|---|---|
| اجتماع عمل | الاسم، الجوال، الجهة، المستضيف | لا يُطلب | اختياري |
| مقابلة توظيف | الاسم، الهوية، الجوال، الوظيفة | لا يُطلب | اختياري |
| مورد | الاسم، الهوية، أمر الشراء، المستودع | استمارة المركبة | إلزامي |
| مقاول | الهوية، الشركة، المشروع، موقع العمل | التأمين، شهادة السلامة | حسب التصريح |
| زيارة رسمية | الاسم، الجهة، المسمى | لا يُطلب | موقف مخصص |
بيانات نظيفة على المدى الطويل
بعد سنة من التشغيل يصبح سجل الزوار مرجعًا أمنيًا وإداريًا، بشرط ألا يمتلئ بالتكرار والأخطاء.
التعرف على الزائر السابق
بمجرد إدخال الهوية أو الجوال أو البريد أو الجواز يقترح النظام الملف الموجود، فتُستكمل زيارة جديدة بدل إنشاء شخص جديد.
المرافقون في نفس الزيارة
يُسجل كل مرافق باسمه وهويته، ويحصل على صلاحية مرتبطة بالزائر الرئيسي ومستضيفه.
المعدات من البداية
يُصرح الزائر عند التسجيل بما سيدخل به من أجهزة، فيعرف الأمن ذلك قبل وصوله.
أسئلة شائعة عن تسجيل الزوار
نعم. تُضاف حقول نصية أو قوائم اختيار أو تواريخ أو مرفقات لأي نوع زيارة، وتظهر في التقارير والتصدير.
يمكن تفعيل رابط عام لطلب الزيارة، ويبقى الطلب معلقًا حتى يقبله موظف داخل المنشأة ويحدد الغرض والموعد.
يُسجل برقم الجواز وجنسيته، ويُطبق عليه نفس منع التكرار باستخدام رقم الجواز.
يمكن ذلك عبر REST API، وتطبق على الزيارات المنشأة آليًا نفس قواعد الحقول والموافقات.
هل تريد أن نصمم أنواع الزيارات لمنشأتك؟
نراجع معك أنواع الزوار الحاليين ونقترح الحقول والمستندات لكل نوع.