كبار الزوار VIP: كل شيء جاهز قبل أن تصل السيارة
زيارة مسؤول أو عميل استراتيجي تفقد قيمتها إذا انتظر عند البوابة ليُسأل عن اسمه. النظام يحول زيارة VIP إلى قائمة مهام موزعة على الأطراف قبل الموعد.
سيناريو زيارة VIP
مثال لزيارة رئيس تنفيذي لشركة شريكة إلى المقر الرئيسي.
مكتب الإدارة التنفيذية ينشئ الزيارة كـ VIP مع المرافقين والسيارة.
يصل تنبيه مسبق للاستقبال والأمن ومسؤول المواقف.
تُطبع البطاقات بقالب VIP وتوضع في مغلف باسم الزائر.
يُعيَّن موظف استقبال ويُؤكد الموقف المخصص بلوحة السيارة.
قراءة اللوحة عند البوابة تُبلغ الاستقبال، ويستقبل الموظف الزائر عند المدخل.
إشعار للإدارة بالوصول، ويُرافق الزائر مباشرة إلى قاعة الاجتماع.
ما يختلف في زيارة VIP
تنبيه مسبق
للاستقبال والأمن والمواقف والضيافة.
بطاقة مجهزة
بقالب خاص تُطبع قبل الوصول.
موقف مخصص
مرتبط بلوحة السيارة.
موظف استقبال
مسؤول عن الزائر من البوابة حتى القاعة.
تعليمات خاصة
مسار الدخول، الضيافة، التصوير، المرافقون.
خصوصية
تظهر الزيارة لعدد محدود من المستخدمين.
سرية زيارات كبار الزوار
زيارة مسؤول حكومي أو مفاوضات مع شريك ليست معلومة يجب أن تظهر لكل موظفي الاستقبال. يمكن تقييد ظهور زيارات VIP لأدوار محددة، مع إظهار اسم مستعار في الشاشات العامة حتى لحظة الوصول.
- ظهور مقيد حسب الدور
- عدم إرسال تفاصيل الزيارة في الإشعارات العامة
- سجل تدقيق لكل من اطلع على الزيارة
أسئلة شائعة عن زيارات كبار الزوار
الأدوار المحددة مثل مكتب الإدارة التنفيذية أو العلاقات العامة، ولا يظهر الخيار لبقية الموظفين.
يمر بإجراءات مخففة يحددها الأمن مسبقًا، ويبقى دخوله وخروجه مسجلًا في قائمة الموجودين وقائمة الإخلاء.
نعم عند وجود ANPR، يُبلغ الاستقبال لحظة قراءة لوحة السيارة المسجلة.
تُضاف كتعليمات ومهام للزيارة، ويمكن ربطها بنظام حجز القاعات عبر التكامل.
تستقبل زيارات رسمية ووفودًا رفيعة المستوى؟
نصمم معك بروتوكول الاستقبال داخل النظام.