التسجيل المسبق للزوار: الإجراءات تُنجز قبل الوصول
كل دقيقة يقضيها الزائر عند البوابة في تعبئة البيانات هي دقيقة كان يمكن إنجازها من جواله في اليوم السابق. التسجيل المسبق ينقل العمل من طابور الاستقبال إلى رابط يصل مع الدعوة.
من الدعوة إلى رمز الدخول
يحدد كل نوع زيارة أي هذه الخطوات إلزامي، فالاجتماع القصير قد يكتفي بالتأكيد، والمقاول يمر بجميعها.
إرسال الدعوة
يعتمد النظام الزيارة ويرسل الدعوة بالقناة المحددة للزائر.
تأكيد الحضور
يؤكد الزائر أو يطلب موعدًا آخر إن سمحت المنشأة بذلك.
إدخال البيانات
يكمل بياناته الشخصية وبيانات شركته ومركبته.
رفع المستندات
الهوية والصورة الشخصية والوثائق المطلوبة لنوع زيارته.
السلامة والشروط
يشاهد التعليمات ويجيب أسئلة السلامة ويوقع إلكترونيًا.
استلام QR
يظهر الرمز في بوابة الزائر ويُرسل إلى جواله.
ماذا تحمل الدعوة؟
الدعوة ليست رسالة "أنت مدعو" فقط. هي ملف وصول كامل يغني الزائر عن الاتصال بالمستضيف ليسأل أين يذهب ومتى وماذا يحضر.
يمكن تخصيص نص الدعوة لكل نوع زيارة ولكل موقع، وإرفاق تعليمات خاصة مثل اللباس المطلوب في المصنع أو المستندات الأصلية التي يجب إحضارها.
محتوى الدعوة
- اسم المستضيف والإدارة
- التاريخ والوقت ومدة الصلاحية
- رابط الموقع على الخريطة
- البوابة المخصصة للدخول
- تعليمات الوصول والمواقف
- رابط التسجيل المسبق
- رمز QR بعد الاعتماد
إدارة الدعوة بعد إرسالها
تتغير المواعيد، ويُلغى بعضها، ولا يصل بعضها. كل ذلك يدار من حساب الموظف دون الرجوع للاستقبال.
تغيير الموعد
يعدّل الموظف التاريخ أو الوقت فتصل دعوة محدثة ويُلغى الرمز القديم.
إلغاء الدعوة
يُبلغ الزائر بالإلغاء ويُسحب رمز QR فلا يُقبل عند البوابة.
إعادة الإرسال
بقناة أخرى إذا لم يفتح الزائر الرسالة الأولى.
تذكير تلقائي
قبل الموعد بمدة تحددها المنشأة، مع تنبيه إن لم تكتمل المتطلبات.
دعوة جماعية
قائمة زوار في دعوة واحدة، ولكل منهم رابطه ورمزه.
حالة كل دعوة
أُرسلت، فُتحت، اكتملت البيانات، صدر الرمز.
بوابة الزائر على جواله دون تطبيق
يفتح الزائر الرابط في متصفح جواله فيرى ما المطلوب منه وما أنجزه. الرمز يبقى مقفلًا حتى تكتمل المتطلبات الإلزامية، فلا يصل إلى البوابة زائر ناقص البيانات.
- واجهة عربية وإنجليزية
- التقاط صورة الهوية بالكاميرا
- حفظ البيانات للزيارات القادمة
- عرض الموقع والتعليمات في أي وقت
أسئلة شائعة عن التسجيل المسبق
لا. يدخل من الرابط الخاص بزيارته، ويُتحقق منه برمز يصل إلى جواله عند الحاجة.
يظهر للاستقبال أن البيانات ناقصة، فيكملها عند الوصول أو من جهاز الاستقبال الذاتي قبل إصدار البطاقة.
نعم. تغيير الموعد خيار يُفعّل أو يُعطّل لكل نوع زيارة، ويمكن ربطه بموافقة المستضيف.
العربية والإنجليزية، ويمكن إضافة لغات أخرى للمواقع التي يكثر فيها الزوار من جنسيات محددة.
اختصر وقت الانتظار عند بواباتك
احجز عرضًا نرسل لك فيه دعوة حقيقية لتجرب التسجيل المسبق بنفسك.