مسارات موافقات الزوار: من يعتمد، ومتى، وبأي ترتيب
الموافقة الهاتفية لا تترك أثرًا، والموافقة عبر البريد تضيع بين الرسائل. في النظام لكل زيارة مسار اعتماد محدد مسبقًا، يعرف كل طرف دوره فيه، ولا يتجاوزه أحد.
قواعد بناء المسار
يُختار المسار آليًا بحسب خصائص الزيارة، ويمكن الجمع بين أكثر من شرط.
| الشرط | مثال للقاعدة | المسار الناتج |
|---|---|---|
| نوع الزائر | مقاول | مسؤول المشروع ← السلامة ← الأمن |
| الموقع | مصنع الجبيل | يضاف مدير الموقع |
| الإدارة | زيارة لإدارة المالية | مدير الإدارة |
| نوع العمل | أعمال ساخنة أو كهرباء | يضاف مسؤول تصاريح العمل |
| المنطقة | مركز البيانات | مدير الإدارة ← الأمن ← إدارة الموقع |
| نوع التصريح | تصريح شهري | يضاف اعتماد الأمن الرئيسي |
| المورد | مورد جديد غير معتمد | يضاف اعتماد المشتريات |
| مدة الزيارة | أكثر من 8 ساعات | يضاف اعتماد مدير الموقع |
| المعدات | دخول أجهزة تخزين | يضاف اعتماد تقنية المعلومات |
آليات تجعل المسار عمليًا لا عائقًا
مسار موافقة طويل بلا ضوابط يعني زائرًا ينتظر عند البوابة. هذه الآليات تحافظ على الضبط دون التأخير.
موافقات متوازية
السلامة والأمن يعتمدان في الوقت نفسه بدل التتابع، عندما لا يعتمد أحدهما على الآخر.
مهلة لكل مستوى
عند انتهاء المهلة يُذكَّر المعتمد ثم يُصعَّد الطلب لبديله أو مديره.
التفويض
المعتمد في إجازة يفوض صلاحيته لزميل لمدة محددة، وتظهر الموافقات باسم المفوَّض.
الاعتماد التلقائي
للزوار المتكررين المعتمدين سابقًا في المناطق العادية، بقرار من المنشأة.
الرفض بسبب
يُختار السبب ويُبلغ الموظف، ويمكن إبلاغ الزائر برسالة عامة.
الاعتماد من الرسالة
من البريد أو WhatsApp أو داخل النظام، مع التحقق من هوية المعتمد.
كل طرف يرى أين وصل الطلب
الموظف الذي دعا ضيفه يرى الطلب لدى من الآن ومنذ متى، والمعتمد يرى ما ينتظره مرتبًا حسب موعد الزيارة، ومدير الأمن يرى متوسط زمن الاعتماد لكل إدارة ونوع زيارة في تقرير Approval Time.
أسئلة شائعة عن مسارات الموافقات
نعم، من لوحة الإدارة. وتطبق التعديلات على الطلبات الجديدة دون التأثير على الطلبات القائمة.
يمكن منح صلاحية اعتماد استثنائي لأدوار محددة، ويُسجل كل استخدام لها مع السبب في سجل التدقيق.
عند الربط مع نظام الموارد البشرية يُحدد مدير الإدارة تلقائيًا من الهيكل، فلا تتأثر المسارات بتغير الأشخاص.
لا يوجد حد عملي، لكننا نوصي بأقل عدد يحقق متطلبات الأمن لتجنب تأخير الزوار.
صف لنا مسار الموافقة الحالي في منشأتك
ونعرضه عليك مطبقًا في النظام خلال العرض التوضيحي.